Calisma Sureci
Her projeyi belirli asamalar uzerinden yurutuyoruz. Bu yaklasim, hem bize hem de musterilerimize net bir yol haritasi sunar.
Proje Asamalari
Asagida, tipik bir etkinlik alani tasarimi ve koordinasyon projesinin baslangictan etkinlik gunune kadar gecirdigi asamalari bulacaksiniz. Her asama, oncekinin ciktilari uzerine kurulur.
Ilk Gorusme ve Ihtiyac Analizi
Surecin baslangic noktasi, etkinligin temel parametrelerinin netlestirilmesidir. Bu asamada etkinligin amaci, hedef kitlesi, tahmini katilimci sayisi, tercih edilen tarih araligi ve sehir bilgileri gibi bilgileri topluyoruz. Bu gorusme telefonla veya yuz yuze yapilabilir. Amacimiz, projenin kapsamini ve mumkunlugunu anlayarak dogru yonlendirmeyi yapmaktir.
Bu asamada henuz herhangi bir taahhut veya fiyat belirlenmez. On gorusme, her iki tarafin da projeye uygunlugunu degerlendirmesi icin bir firsat olarak gorulur.
Brief Hazirlama
On gorusme sonrasinda detayli bir brief formu paylasiyoruz. Bu formda etkinligin icerigi, programa dair beklentiler, ozel talepler, mekan tercihleri ve butce sinirllari gibi bilgiler yer alir. Brief ne kadar detayli doldurulursa, cikacak planlama o kadar isabetli olur.
Brief formunun doldurulmasi icin genellikle bir haftalik sure taniriz. Bu surede sorularimiz olursa ek iletisim kurarak netlestirilir.
Alan Kesfif ve Inceleme
Mekan belirlenmisse veya birkacc aday mekan varsa, yerinde inceleme yapariz. Alanin fiziksel boyutlarini olcer, altyapi durumunu (elektrik, su, erisim yollari) degerlendirir ve cevresel kosullari (komsu yapilar, ses yansimasi, ruzgar yonu, golge alanlari) not ederiz.
Alan kesffi sirasinda fotograflar cekilir ve olcumler kayit altina alinir. Bu veriler, sonraki asamada hazirlanacak zonlama planinin temelini olusturur. Eger mekan henuz belirlenmemisse, brief bilgilerine gore uygun mekan onerileri de sunabiliriz.
Zonlama Plani ve Akis Semasi
Brief ve alan verileri bir araya getirilerek olcekli bir zonlama plani hazirlanir. Bu planda her zonun konumu, boyutu ve islevi belirtilir. Ayni zamanda misafir akis semasi cikarilir: giris-cikis noktalari, ana yururme guzergahlari, yogunluk dagitim stratejisi ve acil tahliye rotasi bu semada yer alir.
Plan, gorsel olarak sunulur ve musteri ile birlikte gozden gecirilir. Geri bildirimler alinir, gerekli revizyonlar yapilir ve plan karsilikli onay ile kesinlesir.
Tedarikci Eslestirmesi ve Koordinasyon
Onaylanan plana gore gerekli tedarikci ve hizmet saglayici ihtiyaclari belirlenir: sahne, ses sistemi, aydinlatma, golgelendirme, mobilya, yonlendirme tabelasi gibi kalemler icin teklif alinir veya mevcut tedarikci listemizden eslestirme yapilir.
Her tedarikci ile teknik detaylar paylasiliir, kurulum takvimleri koordine edilir ve sorumluluk alanlari netlestirilir. Bu asama, etkinlik gununuen onceki en yogun planlama doneemidir.
Kurulum ve Saha Denetimi
Etkinlik gunundn bir veya iki gun once (buyuk projelerde daha erken) sahada kurulum baslar. Kurulum sirasinda plana uygunluk denetlenir, olasi sapmalar aninda duzeltilir. Ses ve isik testleri yapilir, yonlendirme sistemi kontrol edilir, giris-cikis noktalari denenir.
Kurulumun sonunda tum alan bir butun olarak degerlendirilir ve "etkinlige hazir" onayii verilir.
Etkinlik Gunu Koordinasyonu
Etkinlik boyunca sahada koordinasyon ekibi bulunur. Bu ekip; tedarikci iletisimi, yogunluk yonetimi, program akisi takibi ve olasi degisikliklere aninda mudahale gibi gorevleri ustlenir. Musteri, etkinlik gununde operasyonel detaylarla ugrassmak yerine konuklarina ve iceriğe odaklanabilir.
Etkinlik sonrasinda kisa bir degerlendirme raporu hazirlanir: nelerin iyi gittigi, nelerin gelistirilebilecegi ve gelecek etkinlikler icin onerileri icerir.
Zamanlama Hakkinda
Planlama surecinin ne kadar onceden baslamasi gerektigi, etkinligin olcegi ve karmasikligina baglidir. Genel bir yonlendirme olarak:
En az 4-6 hafta oncesinden planlama surecine baslanmasi onerilir.
En az 8-12 hafta oncesinden planlama surecine baslanmasi onerilir.
En az 3-4 ay oncesinden planlama surecine baslanmasi onerilir.
Bu sureler, mekan arama dahil degildir. Eger mekan henuz belirlenmemisse, yukaridaki surelere ek olarak mekan arastirmasi ve kiralama sureci de eklenmelidir.